E-Rechnung 2027: Was Unternehmen über 800.000 € Umsatz jetzt tun müssen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Bis zum Stichtag bleiben nur noch rund zehn Wochen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Die Rechnung kann so automatisch gelesen, geprüft und gebucht werden.Was sich in der Praxis ändert
• Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem muss Rechnungen im richtigen Format erzeugen.• Eingehende E-Rechnungen sollten automatisch verarbeitet werden, nicht ausgedruckt und abgetippt.
• Freigabeprozesse per E-Mail und Papier werden zum Engpass.
• Stammdaten von Kunden und Lieferanten müssen sauber sein, sonst scheitern Rechnungen.
Ihre Checkliste
1. Prüfen Sie Ihren Umsatz 2026: Liegt er über 800.000 €, gilt für Sie der 1. Januar 2027.2. Klären Sie, ob Ihr System XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
3. Erfassen Sie, wie eine Rechnung heute durch Ihr Unternehmen läuft: Erstellung, Freigabe, Ablage.
4. Identifizieren Sie alle Stellen, an denen Daten manuell zwischen Excel, E-Mail und Systemen kopiert werden.
5. Testen Sie Versand und Empfang mit einigen Kunden und Lieferanten vor dem Stichtag.
Wo es meistens hakt
Das Rechnungsformat ist oft schnell gelöst. Schwieriger ist alles drumherum: Freigaben laufen über E-Mail-Ketten, Daten liegen in mehreren Excel-Dateien, und niemand sieht auf einen Blick, wo eine Rechnung gerade steht.Gerade im Mittelstand entscheidet dieser Prozess darüber, ob die E-Rechnung Zeit spart oder nur neue Arbeit macht.
Wie Depluy unterstützt
Depluy bringt die Prozesse rund um Ihre Rechnungslösung auf den Stand von 2027:• Automatisierte Freigaben: Rechnungsfreigaben in Microsoft 365 statt E-Mail-Ketten, mit klarem Status für die Buchhaltung.
• Integration: ERP, Excel-Quellen und SharePoint verbinden, damit Daten nur einmal erfasst werden.
• Transparenz: eine einfache App oder ein Dashboard, das den Status jeder Rechnung zeigt.
• Sichere Cloud-Basis: Microsoft 365 und Azure mit den richtigen Berechtigungen und DSGVO-konformem Datenschutz.
- Wir arbeiten auf Deutsch und dokumentieren alles, damit Ihr Team die Lösung selbst betreiben kann.
- Kostenloser Readiness-Check
- In 20 Minuten analysieren wir Ihren aktuellen Rechnungsprozess und zeigen Ihnen, was Sie vor dem 1. Januar 2027 automatisieren sollten.
FAQ
Macht Depluy mein Unternehmen E-Rechnungs-konform?
Die Konformität kommt aus Ihrer Rechnungs- oder ERP-Software. Depluy automatisiert und verbindet die Prozesse drumherum, damit diese Lösung im Alltag reibungslos funktioniert.
Unser Umsatz liegt unter 800.000 €. Können wir warten?
Ihre Pflicht beginnt 2028. Die Prozessarbeit dauert jedoch Monate, und viele Kunden verlangen E-Rechnungen schon früher.
Reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr?
Im B2B-Bereich nicht, sobald die Ausstellungspflicht für Sie gilt. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung. Bitte klären Sie Ihre Pflichten mit Ihrem Steuerberater.
